Når lokalafdelingen arbejder med oplysninger om navn, adresse, mail samt billeder med personer på, arbejder I med personoplysninger. Derfor skal I kende reglerne for behandling af persondata, også kendt som EU’s databeskyttelsesordning eller GDPR. Bedre Psykiatri har vedtaget en Privatlivspolitik, som beskriver de overordnede rammer og retningslinjer for indsamling og håndtering af personoplysninger.
Vejledningen her er en kort oversigt over, hvordan I må håndtere, bruge og indsamle personoplysninger, ikke mindst dem, der findes i de medlemslister, som I får sendt til afdelingens mailboks hver måned. Her har vi samlet det, der er vigtigst for jer at vide. Hvis I er i tvivl om noget, så kontakt administrationsteamet på info@bedrepsykiatri.dk.
Håndtering af medlemslisten
- Medlemslister er fortrolige og må ikke håndteres af eller deles med mennesker udenfor bestyrelsen. Adgang til medlemslisterne er forbeholdt formand, næstformand og kasserer samt eventuelle personer med helt særlige funktioner, der har brug for at behandle oplysningerne.
- Hvis du har adgang til personoplysninger, skal du kende til reglerne for, hvordan vi håndterer og bruger dem (som beskrevet i denne vejledning).
- Medlemslisten skal opbevares sikkert digitalt, f.eks. gemt bag kodeord på pc’en eller i afdelingens mailboks. Medlemslisten skal slettes, når der ikke er brug for den mere, dvs. når I modtager en ny liste.
- En eventuel udskrift af listen må ikke være frit tilgængelig, og den skal destrueres efter brug.
- Oplysningerne må ikke håndteres uden for EU (hvis du f.eks. er ude at rejse).
Brug af medlemsoplysninger
- Da du ikke må videregive oplysninger til andre, skal du huske at skjule modtagerne af en mail, f.eks. et nyhedsbrev. Brug derfor altid ’bcc’-feltet til mailadresserne, når du sender mails ud.
- Spørg gerne administrationsteamet, hvis du er i tvivl om, hvordan du gør det.
- Medlemslister må ikke deles med andre, heller ikke samarbejdspartnere fra en anden forening. I forbindelse med samarbejdsforbindelser, f.eks. ved arrangement af et fælles foredrag, skal vi invitere hver vores medlemmer, så vi ikke sender liste med e-mailadresser til en udenfor BP. Du kan medfordel anvende NemTilmeld også til fælles arrangementer
- Du må ikke kontakte medlemmer, der har frabedt sig kontakt via mail (det står i medlemslisten). Hvis et medlem skriver, at han/hun ikke ønsker kontakt, skal beskeden videresendes den til info@bedrepsykiatri.dk, så vi kan registrere ønsket i medlemsadministrationssystemet.
Indsamling af personoplysninger
- Hvis du selv indsamler personoplysninger, skal du være opmærksom på, at der skal være et lovligt formål med at indsamle oplysninger. Hvis du f.eks. arrangerer en samtalegruppe, er det lovligt at indsamle kontaktoplysninger.
- Der må ikke indsamles flere oplysninger end nødvendigt til det formål, de skal bruges til, og du må kun bruge de indsamlede persondata til dette formål.
- Personfølsomme oplysninger må ikke videresendes til andre mailsystemer som f.eks. gmail eller yahoo, da vi ikke kan garantere for sikkerheden.
- Persondata skal gemmes sikkert, må ikke videregives til tredjepart, og oplysningerne skal slettes, når der ikke er brug for dem mere.
Brug af billeder
- Billeder er også omfattet af reglerne om persondatabeskyttelse, hvis de indeholder informationer, der kan identificere en person, og de skal derfor behandles med samme forsigtighed som andre data.
- Portrætbilleder må kun offentliggøres, hvis personen/personerne på billedet, har givet samtykke til det.
- Situationsbilleder må som hovedregel offentliggøres uden samtykke, men vær opmærksom på, om nogen er meget tydeligt identificérbare.